Pradedant ar vystant verslą labai svarbi komunikacija, tiek įmonės viduje, tiek su klientais. Norint išsaugoti tiek įmonės, tiek klientų informaciją, svarbu pasirinkti tinkamus komunikacijos kanalus ir įrankius, kurie padės geriau ją valdyti. Šiame straipsnyje aptarsime darbo organizavimo įrankius, kurie padės jums efektyviau dirbti ir pasiekti geresnių rezultatų.
Kas yra produktyvumo programėlė?
Produktyvumo programėlė yra įrankis, skirtas pagerinti ir supaprastinti įvairias užduotis, darbo procesus ir veiklos eigą, siekiant padidinti efektyvumą ir veiksmingumą, tiek darbe, tiek asmeniniame gyvenime. Paprastai tariant, šios programėlės suteikia galimybę asmenims ir komandoms pasiekti savo tikslus, valdyti darbo krūvį ir išnaudoti laiką bei išteklius, kuo geriau.
Kodėl verta naudoti užduočių valdymo įrankius, skirtus produktyvumui?
Geresnė darbo kokybė: produktyvumo programėlės gali padėti asmenims ir komandoms geriau atlikti darbą, supaprastindamos įvairius procesus ir leisdamos lengviau bendradarbiauti.
Efektyvesnis bendradarbiavimas: tinkamos programėlės gali padėti sujungti komandos narius per įvairiais darbo erdves ir taip paskatinti juos dirbti produktyviau ir sklandžiau.
Geresnė komunikacija: įvairios pokalbių ir pranešimų siuntimo funkcijos, produktyvumo programėlėse, leidžia greitai ir sklandžiai bendrauti ir spręsti problemas.
Veiklos stebėjimas: analizės ir ataskaitų teikimo funkcijos, integruotos į produktyvumo programėles, suteikia galimybę matyti komandos ar atskirų narių veiklą. Tai leidžia priimti duomenimis pagrįstus sprendimus, matuoti ir optimizuoti komandos produktyvumą.
Kai kuriate ar vystote verslą svarbiausia yra bendravimas su klientais ir kolegomis. Turbūt nenorite patikėti savo visų duomenų vien socialiniams tinklams? Tuomet geriausia naudotis ir alternatyviais komunikacijos kanalais. Dažniausiai naudojamas yra el. paštas su savo verslo galūne. Ko jums reikia patogiai valdyti el. paštą?
El. pašto programėlės: „Apple Mail“, „Outlook“ ir kt.
„Apple Mail“
Jeigu naudojate „Apple“ įrenginį, šia programėle galite pradėti naudotis iš karto. „Apple Mail“ galėsite pridėti vieną ar kelias pašto dėžutes. Pavyzdžiui, verslo ir asmeninę. Ši programėlė yra nemokama ir labai patogi bei paprasta naudoti: kairiajame kampe matysite visas esančias dėžutes, o norint siųsti laišką iš atitinkamos dėžutės, galite spustelėti ant norimos arba kuriant laišką pasirinkti norimą dėžutę. Šioje programėlėje galite planuoti laiškų siuntimą, nustatyti priminimus, suskirstyti el. laiškus pagal svarbumą. Visą susirašinėjimą labai patogiai galima matyti dešinėje, paspaudus ant laiško.
Privalumai:
- Programėlė jau instaliuota su įrenginiu ir yra nemokama.
- Nuolat tobulėja.
- Švarus ir paprastas dizainas, kuriuo lengva naudotis.
Trūkumai:
- Kai kurios naujovės yra sunkiau atrandamos, pvz., suplanuotas laiško siuntimas.
„Outlook“
Lygiai taip pat naudojant „Windows“ programinę įrangą galite rinktis „Outlook“ programėlę. Ši programėlė žinoma dar nuo jos atsiradimo laikų, kaip patikima pašto programa. „Outlook“ galėsite kurti skirtukus, pavyzdžiui, tokius kaip asmeninis, darbo, universiteto skirtukas. Galėsite planuoti laiškų siuntimą, minėti žmones, nustatyti priminimus. Turi įvairių dizainų.
Privalumai:
- Nemokama su įvairiais funkcionalumais.
- Integruotas kalendorius.
Trūkumai:
- Labiau verslui tinkama pašto dėžutė, su korporatyviniais dizainais.
Jeigu dar neturite verslo pašto arba naudojate bendrinę pašto dėžutę, vertėtų pagalvoti apie solidesnį įvaizdį bei saugią pašto dėžutę. Naudodami verslo pašto dėžutę galėsite nustatyti atostogų funkciją, kuri užtikrins darbų perdavimą kolegoms, o jums – ramų poilsį. Kodėl vertėtų atsisakyti bendrinių pašto dėžučių verslui, skaitykite čia: https://centras.weborado.lt/el-pastas-verslui-kodel-verta-atskirti-asmenini-ir-verslo-pasta/
Verslo pašto dėžutės planą galite išsirinkti čia:
https://www.weborado.lt/elektroninis-pastas
Turint patogų komunikacijos būdą su klientais, labai svarbu tokį atrasti ir su kolegomis. Mes bandėme įvairius komunikacijos kanalus, tačiau mūsų versle labiausiai pasiteisino programėlė „Slack“.
Bendravimo programėlė „Slack“
„Slack“ – populiari komunikacijos ir bendradarbiavimo platforma, padedanti įmonėms bendrauti ir dirbti kartu vienoje vietoje. Ji leidžia lengvai dalintis idėjomis, diskutuoti ir bendradarbiauti. „Slack“ gali būti prijungta prie kitų verslo programų, kurias galbūt jau naudojate, todėl tampa dar naudingesnė. Programa siūlo daugybę būdų bendrauti – nuo skambučių ir vaizdo susitikimų iki asmeninių pokalbių ar grupinių diskusijų.
„Slack“ labai paprasta naudoti – jos sąsaja aiški ir suprantama nuo pat pradžių. Tereikia sukurti kanalus pagal temas ar projektus ir pakviesti žmones prisijungti. Failus dalintis galima tiek kanaluose, tiek asmeninėse žinutėse.
Privalumai:
- Visa komunikacija gali būti skirstoma į kanalus, todėl lengvai galima rasti diskusijos temas. Galima sukurti uždarus kanalus, matomus visiems. Galima uždarais kanalais dalintis su žmonėmis iš skirtingų organizacijų.
- Labai patogi funkcija – galimybė pasirašyti sau juodraščius.
- Žinutės pristatomos realiu laiku.
- Yra nemokamas planas.
- Daugiau nei 2500 integracijų.
- Paprastas naudojimas net pradedančiajam.
- Turi mobiliąją programėlę, todėl galima naudoti ir kompiuteryje, ir telefone.
- Kiekvienam vartotojui pritaikomi nustatymai.
- Pažangi paieškos funkcija.
Trūkumai:
- Brangūs planai.
- Žinučių istorija gali pasimesti, nes po 90 dienų tampa nematoma, norint pamatyti senesnes nei 90 dienų žinutes reikalinga „Pro“ versija.
- Ribotas vartotojų skaičius „huddle“ sesijose („huddle“ sesija „Slack“ programoje yra pokalbis, dažniausiai balsu ar vaizdu, skirtas greitam susitikimui ar diskusijai su komandos nariais), galima pridėti iki 50 žmonių.
- Kartais „huddle“ funkcija užstringa.
Kaina: „Slack“ siūlo nemokamą planą ir mokamus planus, kurių kaina prasideda nuo 8,25 dolerių per mėnesį, vienam vartotojui.
Susitikimų asistentė – „Fellow“
Kuo didesnis verslas, tuo sunkiau jį valdyti. Internetiniams skambučiams skiriame daug laiko, todėl bendravimas turi būti greitas ir efektyvus, kad visa darbo diena nebūtų praleista tik pokalbiams. Todėl turime gerą atradimą – skambučių susitikimo asistentė „Fellow“.
„Fellow“ – programinė įranga, skirta valdyti susitikimus ir pagerinti komandų produktyvumą. Ši programa naudoja dirbtinį intelektą (AI) ir yra patogi dirbant komandoms tiek nuotoliniu, tiek hibridiniu būdu. „Fellow“ padeda planuoti ir vykdyti susitikimus, sukuria susitikimų darbotvarkes, leidžia dalintis užduotimis ir integruojasi su kitomis produktyvumo programomis, tokiomis kaip „Google Calendar“, „Microsoft Outlook“, „Zoom“, „Slack“, „Jira“ ir kt. Programa suteikia galimybę naudotis dirbtinio intelekto įrankiais, kurie automatiškai įrašo susitikimus, kuria santraukas ir padeda išsaugoti susitikimų rezultatus vienoje vietoje.
Privalumai:
- Yra paprasta pradėti naudoti. Susiejus su „Google Calendar“ iškart matosi visi įrašai.
- Susitikimai tampa trumpesni ir efektyvesni, nes informaciją apie susitikimą galima pateikti iš karto (kokios temos bus diskutuojamos ir pan.). Susitikimo dalyviai iš anksto gali raštu padiskutuoti susitikimo temomis, susipažinti su pateikta medžiaga, komentuoti, teikti pasiūlymus, prioriteto tvarka sudėlioti svarbiausius aspektus.
- Dirbtinis intelektas automatiškai įrašo susitikimus, daro jų santraukas, todėl jums nereikia patiems daryti užrašų. Tačiau visą tai galite daryti ir patys. Rašyti asmenines pastabas, priskirti užduotis bei rašyti asmenines žinutes.
- Programa turi daugiau nei 50 integracijų su kitais įrankiais, kurie padeda padidinti produktyvumą ir efektyviau organizuoti susitikimus. Pavyzdžiui, jeigu su kolegomis kalbėtoje „Slack“ programoje apie tam tikrus dalykus, kuriuos norite aptarti nuotoliniu skambučiu, jums tereikia paspausti ant „Fellow“ ir informacija automatiškai atsiduria ten. Tokia funkcija yra labai patogi, nes susitikimo metu nereikia kopijuoti visos informacijos.
- Yra daugiau nei 500 susitikimų darbotvarkių šablonų ir dirbtinio intelekto įrankis darbotvarkėms kurti, kad susitikimai būtų efektyviau suplanuoti.
- Pasibaigus susitikimui, aptartus dalykus galima išsiųsti į el. paštą, „Zapier“ ar „Slack“ programas ar išeksportuoti susitikimo informaciją kaip dokumentą ir tiesiog pasidalinti susitikimo nuoroda.
- Kitame susitikime galite matyti visa aptartą situaciją iš praeito susitikimo ir jeigu kažko neaptarėte, programėlė pasiūlo tai aptarti šiame susitikime. Jums tereikia pažymėti ar tai vis dar aktualu. Jeigu buvo priskirta užduočių, programėlė primena, kokios užduotys buvo priskirtos.
- Susitikimo metu jūs galite per programėlę rodyti skaidres, video įrašą ir komentuoti.
Trūkumai:
- Kai kurios pažangios funkcijos prieinamos tik mokamuose planuose.
- Nors „Fellow“ siūlo daug integracijų, programos integracijos su specifinėmis ar mažiau populiariomis programomis yra ribotos.
- AI įrankiai, nors ir naudingi, kartais gali neteisingai interpretuoti informaciją arba sugeneruoti neteisingas santraukas, todėl vartotojai turi patikrinti ir redaguoti automatinius įrašus bei santraukas.
Kaina: „Fellow“ siūlo nemokamą planą ir mokamus planus, kurių kaina prasideda nuo 7 dolerių per mėnesį, vienam vartotojui.
Užduočių valdymo programėlė – „Trello“
„Trello“ – populiarus projektų valdymo įrankis, sukurtas padėti komandoms ir asmenims organizuoti savo darbą. Jis veikia kaip skaitmeninė lenta, kurioje galima sekti įvairius darbus ir užduotis, naudojant lentas, sąrašus ir korteles. Šis įrankis yra paprastas naudoti, todėl jis yra idealus pasirinkimas tiek mažoms komandoms, tiek didelėms organizacijoms, siekiančioms efektyviai valdyti savo projektus.
Privalumai:
- Ši programėlė turi labai paprastą ir aiškią sąsają, kuri leidžia greitai pradėti naudotis įrankiu net ir tiems, kurie neturi daug patirties su projektų valdymo programomis.
- „Trello“ yra labai lanksti ir pritaikoma, leidžianti vartotojams kurti lentas pagal savo poreikius. Jūs galite kurti korteles su įvairiais žymėjimais, terminais, komentarais ir panašiai.
- „Trello“ siūlo integracijas su įvairiais kitais įrankiais ir platformomis, tokiomis kaip „Google Drive“, „Slack“, „Dropbox“ ir daugelis kitų. Tai padeda efektyviau integruoti „Trello“ į įvairius darbo procesus.
Trūkumai:
- Nors „Trello“ yra puikus pasirinkimas paprastoms projektų valdymo užduotims, didesniems ir sudėtingesniems projektams gali pritrūkti funkcionalumo. Pavyzdžiui, „Trello“ neturi įmontuoto laiko sekimo ar sudėtingesnių ataskaitų generavimo įrankių.
- Nors „Trello“ siūlo nemokamą planą, kai kurie pažangūs funkcionalumai ir papildomos integracijos reikalauja mokamų planų.
Kaina: „Trello“ siūlo nemokamą planą ir mokamus planus, kurių kaina prasideda nuo 5 dolerių per mėnesį, vienam vartotojui.
Užduočių valdymo programėlė – „Todoist“
Labai populiari programėlė esanti rinkoje beveik 17 metų. Veikianti kalendoriaus principu, puikiai tinka mažoms komandoms valdyti kasdienos produktyvumą. Tai yra gerokai paprastesnis variantas nei „Asana“, tačiau panašus į „Trello“. Todėl kiekvienas gali išsirinkti sau patogiausią.
Privalumai:
- Turi nemokamą versiją, su kuria galite turėti 5 asmeninius projektus.
- Paprastas užduočių valdymas: nustato, kurios užduotys yra svarbiausios.
- Suderinamumas su įvairiomis platformomis, tokiomis kaip „Slack“, „Gmail“, „Outlook“ir kt.
- Labai paprasta naudoti ir pradedančiajam vartotojui, leidžia greitai ir efektyviai kurti, organizuoti ir sekti užduotis bei projektus.
- Parodo, kokio produktyvumo buvo jūsų diena, savaitė.
- Galimybė nustatyti prioritetus, terminus ir gauti priminimus apie artėjančius užduočių terminus, kas padeda laiku atlikti svarbias užduotis.
Trūkumai:
- Galimybė susieti tik su „Google“ kalendoriumi, su kitais „iCloud“, „Outlook“ kalendoriais sąsaja negalima.
- Galima pridėti žymas, bet jos nėra labai detalios, negalima pridėti nuorodų, kolegų.
- Ribotos bendradarbiavimo funkcijos nemokamoje versijoje.
- Pažangioms funkcijoms reikalinga mokama prenumerata.
Kaina: „Todoist“ siūlo nemokamą įvadinį planą, o mokami planai prasideda nuo 4 dolerių per mėnesį.
Kitame straipsnyje aptarsime socialinių tinklų įrašų planavimo įrankius, laiko sekimo programėles, darbo valdymo įrankius, skirtus organizuoti komandos užduotis. Sužinokite kokie geriausi darbo produktyvumo įrankiai verslui ir padarykite savo dieną produktyvesnę