Šiais laikais elektroninis paštas yra neatsiejama kasdienybės dalis. Nors asmeninės ir verslo pašto dėžutės atrodo panašios iš pirmo žvilgsnio, jos turi esminių skirtumų, kurie gali turėti didelę įtaką verslo sėkmei ir profesionalumui. Šiame straipsnyje aptarsime, kuo skiriasi asmeninis el. paštas ir el. paštas verslui, kodėl verta atskirti asmeninį ir verslo el. paštą, bei kaip sukurti verslo pašto dėžutę.
Asmeninis ir verslo el. paštas: kuo jie skiriasi?
Asmeninis elektroninis paštas yra skirtas individualiam naudojimui: bendrauti su draugais, šeima, dalintis nuotraukomis, naujienomis, organizuoti asmeninį gyvenimą, užsiregistruoti įvairiose interneto svetainėse, gauti informaciją ar aktualius pasiūlymus. Susikurti asmeninį nemokamą el. paštą yra labai paprasta, tam yra skirtos nemokamos platformos (pavyzdžiui „Gmail“ ar ,,Yahoo“ elektroninis paštas), kurios suteikia galimybę siųsti ir gauti laiškus. Tuo tarpu, verslo elektroninis paštas yra sukurtas specifiškai įmonės ar organizacijos komunikacijai. Toks pašto adresas naudoja įmonės domeną (pvz., vardas@tavodomenas.lt) ir toks paštas gali būti patikrinamas per naršyklę ar specializuotas programas. Skirtingai nei nemokamas el. paštas, verslo paštas kuria didesnį pasitikėjimą ir profesionalumą bendraujant su klientais ar partneriais.
JAV atliktas tyrimas parodė, kad 75 % apklaustų vartotojų galvoja, kad el. pašto dėžutės galūnė turi sutapti su verslo vardu. 33 % apklaustųjų mano, kad verslai ar specialistai naudojantys bendrinius el. pašto adresus nekelia pasitikėjimo. O likusių vartotojų nuomone bendriniai el. paštai priverstų susirūpinti, ar tikrai galima dalintis savo asmenine informacija bei mokėjimo duomenimis. Taigi, šis tyrimas įrodo, kad labai svarbu turėti teisingą el. paštą. Na, o neturint verslo pašto didėja tikimybė, kad jūsų el. laiškas bus tiesiog neperskaitytas, ištrintas, nukeliaus į spamą arba tiesiog prarasite klientą, kuris nepasitikės jūsų verslu.
Kodėl svarbu atskirti verslo ir asmeninį el. paštą?
1. Įvaizdis ir profesionalumas
Įsivaizduokite, kaip klientai reaguos gavę laišką, pavyzdžiui, iš el. pašto vardas@gmail.com ir gavę laišką iš el. pašto vardas@tavodomenas.lt. Skirtumas yra, tiesa? Naudojant el. paštą, kuris atspindi įmonės ar organizacijos pavadinimą, produktą ar paslaugą, natūraliai sustiprinsite teigiamą ir patikimą įvaizdį, o gmail paštas visai nereprezentuoja jūsų įmonės.
2. Privatumas
Asmeniniuose laiškuose dažnai būna jautrios informacijos, tokios kaip asmeniniai, finansiniai duomenys ar konfidencialūs pokalbiai. Naudojant atskirą asmeninį el. paštą galite geriau apsaugoti savo asmeninius duomenis ir griežčiau kontroliuoti jų saugumą ir privatumą. Dažniausiai galvojame, kad „Gmail” tai nemokamas el. paštas, bet dažniausiai už jį sumokame savo privatumu, reklama ir kita informacija, kuria dalinamės su plaformomis apie save.
3. Pusiausvyra ir organizavimas
Asmeninio ir verslo el. pašto atskyrimas padeda nustatyti sveikas ribas tarp asmeninio gyvenimo ir profesinių įsipareigojimų. Turėdami atskiras el. pašto paskyras, galėsite efektyviau skirstyti savo laiką. Be to, turint atskirus el. paštus bus daug lengviau „organizuoti“ veiklą, rasti reikiamą informaciją ar laišką.
4. Teisiniai aspektai
Tam tikros pramonės šakos, pavyzdžiui, sveikatos apsauga ar finansai, turi konkrečius teisinius reikalavimus, susijusius su jautrios informacijos tvarkymu. Maišant asmeninius ir verslo el. laiškus didėja rizika, kad tokie reikalavimai bus pažeisti. Vėliau dėl to gali kilti teisinių pasekmių ar nukentėti reputacija. Asmeninių ir verslo paskyrų atskyrimas užtikrina, kad galėsite laikytis atitinkamų teisinių reglamentų ir duomenų apsaugos įstatymų.
Verslo pašto privalumai
Verslo elektroninis paštas suteikia keletą privalumų lyginant su asmeniniu el. paštu:
- Profesionalumas: naudodami verslo domeno adresą, kursite rimtą ir patikimą įvaizdį.
- Prekės ženklo žinomumo didinimas: kiekvieną kartą, kai siunčiate el. laišką, tuo pačiu reklamuojate ir savo prekę ar paslaugą.
- Saugumas: verslo pašto paslaugos siūlo pažangias duomenų apsaugos funkcijas, todėl galėsite apsaugoti jautrią informaciją. „Weborado“ verslo paštas suteikia SSL sertifikatą, WAF apsaugą, AI spam apsaugą ir taip sumažinama grėsmė kibernetinėms atakoms bei apsaugoma nuo nepageidaujamų laiškų.
- Kontrolė ir valdymas: galimybė valdyti pašto dėžutes, paskirti teises ir prižiūrėti darbuotojų komunikaciją.
- Verslo augimo galimybės: plečiant verslą, daugėja ir darbuotojų, parduotuvių, skyrių. O jūs lengvai kiekvienam naujam kolegai galėsite sukurti naują el. paštą su jūsų verslo domenu.
- Atsarginės kopijos: jos ypač svarbios duomenų praradimo atveju. Naudojant bendrines el. pašto dėžutes, dažniausiai duomenys prarandami negrįžtamai. Naudojant verslo pašto dėžutes, duomenis galima atstatyti iš atsarginių kopijų.
- Efektyvesnis darbas ir komunikacija: verslo paštas dažnai integruojamas su kitomis darbo įrankių platformomis bei turi pažangesnes duomenų tvarkymo, filtravimo funkcijas. Pavyzdžiui, jūs galėsite susikonfigūruoti kalendorių, kuriame galėsite planuoti susitikimus, siųsti kvietimus, gauti priminimus apie artėjančius susitikimus.
- Teisinis atitikimas: naudojant verslo el. paštus, būsite tikri, kad atitinkate duomenų apsaugos reglamentus ir kitus teisinius standartus.
Kaip išsirinkti verslo el. pašto paslaugų teikėją?
Pasirenkant el. pašto paslaugų teikėją, aspektai panašūs kaip ir renkantis hostingo paslaugų teikėją. Tačiau pirmiausia reikėtų įsivertinti savo poreikius. Kiek pašto dėžučių jūs naudosite? Ar siųsite daug el. laiškų? Jeigu planuojate gauti iki 300 laiškų per dieną, tuomet užtektų tiesiog įprasto talpinimo plano, jeigu viršysite šį skaičių, tuomet reikės daugiau disko vietos. Todėl svarbu atkreipti dėmesį į disko vietos parametrą.
Saugumas – įsitikinkite, kad pasirinkta hostingo kompaniją siūlo WAF apsaugą, turi galimybę įdiegti SSL sertifikatą. Šis sertifikatas yra būtinas norint užtikrinti BDAR reikalavimus. Pasidomėkite, kad pasirinkta hostingo kompanija turėtų aukšto lygio „Spam“ filtrus, kad gautumėte kuo mažiau nepageidaujamų laiškų.
Lankstumas – pasidomėkite, ar prireikus daugiau vietos ar el. pašto dėžučių bus galimybė keisti planą ir nekils papildomų problemų.
Pasiekiamumas – el. pašto dėžutė turi būti pasiekiama visur ir visada, lengvai sukuriama ir pasiekiama per įvairias programas. Net jeigu išvyksite, turi būti galimybė patikrinti paštą per naršyklę.
Kaina – svarbu palyginti parametrus, kokybės ir kainos santykį. Gali būti labai maža kaina, tačiau su labai maža talpa ir be plėtros galimybių.
Klientų aptarnavimas – dauguma kompanijų turi klientų aptarnavimą, tačiau svarbu atkreipti dėmesį ar jis teikiamas jums suprantama kalba, kaip greitai ir profesionaliai pagalbos komanda gali atsakyti į jūsų užklausą.
Jeigu nesate tikri kokį elektroninio pašto dėžutės planą rinktis, siūlome užregistruoti 10 minučių pokalbiui ir mūsų ekspertai padės išsirinkti planą, atitinkantį jūsų verslo poreikius.
Kaip susikurti el paštą? Verslo el. paštas
- Sugalvokite unikalų vardą arba naudokite jau esamą įmonės vardą.
- Užregistruokite domeną, kuris atitiktų jūsų verslo pavadinimą ir identitetą.
- Išsirinkite pašto planą ar svetainės talpinimo planą, kuris apima norimą pašto dėžučių skaičių.
- Vos keliais paspaudimais pašto dėžutę užsisakyti galite čia: https://www.weborado.lt/elektroninis-pastas/saugus-pastas-verslui
- Užsakius paslaugas, gausite prieigos duomenis prie serverio administravimo aplinkos, kurioje galėsite sukurti naujas elektroninio pašto paskyras.
- Elektroninio pašto administravimo aplinkoje pasirinkite „Pridėti naują pašto dėžutę“, įveskite norimą el. pašto adresą ir sukurkite slaptažodį. Paspaudę „Pridėti“, akimirksniu sukursite naują el. pašto dėžutę, per kurią galėsite siųsti ir priimti laiškus.
Verslo paštas ne tik padeda išlaikyti profesionalų įvaizdį, bet ir užtikrina aukštesnį duomenų saugumo lygį, taip pat palengvina komunikaciją ir bendradarbiavimą įmonėje. Todėl kiekvienai įmonei, siekiančiai sėkmingai veikti šiandieninėje skaitmeninėje aplinkoje, yra būtina turėti verslo elektroninį paštą.