Geriausi darbo produktyvumo įrankiai verslui. II dalis

Pirmoje dalyje aptarėme įrankius skirtus verslui būti efektyvesniam, nuo el. pašto, bendravimo programėlių iki susitikimo asistentų. Šiame straipsnyje plačiau aptarsime socialinių tinklų įrašų planavimo įrankius, laiko sekimo programėles, darbo valdymo įrankius, skirtus organizuoti komandos užduotis.

Darbo valdymo programėlė – „Asana“

„Asana“ – darbo valdymo įrankis, skirtas organizuoti komandos užduotis, projektus ir darbų eigą. Tai yra galingas įrankis, kuris leidžia lengvai sekti užduotis per prietaisų skydelius ir sąrašus, pagerindama bendradarbiavimą ir produktyvumą. „Asana“ turi pranešimų ir komentarų funkcijas, kurios padeda komandoms spręsti problemas ir susikoncentruoti į svarbiausias užduotis.

Privalumai:

• Paprasta ir lengvai naudojama sąsaja (suprantama net naujokams), kuri leidžia greitai įsisavinti įrankį ir efektyviai dirbti.
• „Asana“ palaiko integracijas su daugybe kitų produktų ir įrankių, tokių kaip „Slack“, „Google Drive“, „Dropbox“, „Microsoft Teams“ ir „Zoom“. 
• Galingos ataskaitų ir analizės funkcijos, padedančios stebėti projektų pažangą ir optimizuoti darbo krūvį.
• Nemokama, jeigu naudosite iki 15 narių – nereikės pereiti į mokamą versiją. 
• Ši programa skiriasi nuo kitų, pvz., „Slack“ programa veikia daugiau kaip chat’as, o „Asana“ daugiau kaip kalendorius, jūs galite kalbėti ir komentuoti prie konkrečios užduoties. Galima pridėti ekrano nuotraukas, iškelti svarbiausius komentarus į viršų. Priskirti įvairius žmones iš skirtingų departamentų, kurie dirba su šiuo projektu. 
• Galite sukurti įvairius projektus, užduotis, stebėti progresą ir žmones, kurie atlieka užduotis. Rašyti komentarus apie projektą, kas sekasi, ką reikėtų patobulinti. Tai puikus būdas informuoti komandą apie tai, kaip sekasi projektui. Taip pat pačiam projektų vadovui suteikiama galimybė sugalvoti idėjų, kaip pagerinti projektą. 
• Patogu organizuoti savo darbą, skiltyje „My tasks“ matysite visas savo užduotis. Jose taip pat galėsite žymėti progresą, ką reikėtų padaryti. Matysite ar tai marketingo užduotis, ar pardavimų. Galima išfiltruoti, kokie mano planai ir užduotys kitai savaitei, mėnesiui ir pan., kokie yra užduočių terminai. 
• Jeigu jūsų projektas yra didelis ir jame dirba daug žmonių, galima pridėti daug papildomų užduočių ir taip savo projektą struktūruotai plėsti. 
• Yra įvairių išdėstymų. Lentelėmis, tekstas žemyn, kaip kalendorius ir kt.
• Patogus išdėstymas, paspaudus ant projekto, matoma daug projekto detalių.
• Įvairūs ir linksmi, tokie kaip skraidantys vienaragiai, dizaino elementai.

Trūkumai:

• Nors „Asana“ siūlo nemokamą planą, kai kurios pažangios funkcijos prieinamos tik mokamuose planuose, kurie yra gana brangūs, lyginant su kitų programėlių kainomis.
• „Asana“ gali būti per sudėtinga mažoms komandoms ar individualiems vartotojams, kurie ieško paprastesnių sprendimų. Jei jūsų poreikiai yra labai minimalūs, „Asana“ gali pasiūlyti daugiau funkcijų nei reikia, o tai gali padaryti ją mažiau patrauklią.

¹Kaina: „Asana“ siūlo nemokamą įvadinį planą, o mokami planai prasideda nuo 10,99 dolerių per mėnesį, vienam vartotojui.

Soc. medijos valdymo programėlė – „Buffer“

„Buffer“ yra programėlė, kuri padeda sutaupyti laiko valdant soc. mediją. Su „Buffer“ galite skelbti ir planuoti įrašus, sukurti atsakymus klientams ir nustatyti, į kuriuos svarbiausia atsakyti, taip pat galite analizuoti savo įrašus, kad ateityje pagerintumėte komunikaciją soc. tinkluose. 

Privalumai:

• „Buffer“ pasiūlo kada skelbti įrašus, ką rašyti, netgi kaip dažnai juos rašyti.
• Programėlę galite pasiekti mobiliajame įrenginyje ar kompiuteryje.
• Patogi integracija su „Canva“, „Dropbox“ ir kt. programomis, todėl patogiai galima įkelti nuotraukas, paveikslėlius savo įrašams. 
• Atsako tik į svarbiausius klientų komentarus ir žinutes, galite pasirinkti į kuriuos komentarus ar žinutes atsakyti bei nustatyti atsakymo laiką.
• Analizuoja įrašus bei pasiūlo idėjų jūsų ateities įrašams.
• Patogiai pateikia įrašų analitiką, todėl galite matyti, kiek žmonių sureagavo į jūsų įrašą, kiek naujų sekėjų atsirado, kiek pakomentavo. Galite sekti, kiek šis įrašas yra sėkmingesnis/nesėkmingesnis kitų įrašų atžvilgiu.
• Mokamoje versijoje nėra limito, kiek galite pridėti planuotų įrašų ar kiek įrašų rašyti per dieną. 
• Galimybė naudotis nemokamai su visomis mokamomis galimybėmis (14 dienų).
• Greitai verčia įrašus į kitas kalbas.
• Galybė parsisiųsti ataskaitas.
• AI asistentas generuoja idėjas ir kuria suasmenintus įrašus.²

Trūkumai:

• „Youtube“ galima kelti įrašus tik iki 60 sekundžių (angl. „Youtube“ shorts).
• Nemokamas planas suteikia tik pagrindines funkcijas bei leidžia prisidėti tris socialinius tinklus, o norint pasinaudoti visomis galimybėmis reikia mokamos prenumeratos.
• Atsakymas į komentarus bei komentavimas galimas tik mokamoje versijoje. Į žinutes atsakyti galimybės nėra.
• „Buffer“ integruojasi su ribotu skaičiumi soc. medijos ir kitų platformų, o tai gali riboti jos naudojimą, jei naudojate mažiau populiarias platformas.

Kaina: „Buffer“ siūlo nemokamą planą ir mokamus planus, kurie prasideda nuo 5 dolerių už kanalą per mėnesį.

Soc. medijos valdymo programėlė – „Hootsuite“

„Hootsuite“ – viena seniausių socialinės medijos valdymo programų, kuri padeda verslams efektyviai tvarkyti kelias socialinių tinklų paskyras vienoje vietoje. Ji siūlo daugybę funkcijų, tokių kaip turinio planavimas, automatizuoti įrašai, auditorijos įtraukimas ir duomenimis paremta analizė. Naudodamiesi „Hootsuite“, vartotojai gali surinkti visas savo socialinių tinklų paskyras ir valdyti jas vienu metu iš centralizuotos platformos. 

Nors „Hootsuite“ anksčiau turėjo nemokamą planą, nuo 2023 metų kovo jo atsisakyta, o kainos prasideda nuo 99 dolerių per mėnesį. „Buffer“ yra geresnis pasirinkimas tiems, kurių biudžetas yra ribotas, nes jie ne tik siūlo nemokamą planą, bet ir turi vienas mažiausių kainų rinkoje. Ji siūlo daugybę tų pačių funkcijų kaip ir „Hootsuite“, tačiau neturi tiek daug galimybių ir įrankių, kurie leidžia atlikti sudėtingesnius veiksmus. „Buffer“ yra tinkamesnė mažo biudžeto verslams ir tiems, kurie ieško paprastesnio būdo efektyviau valdyti soc. turinį. Tuo tarpu „Hootsuite“ yra ideali įmonėms, reklamos agentūroms, kurios daug dėmesio skiria socialinės medijos rinkodarai ir kurioms reikia įrankių, padedančių sukurti gerai organizuotą socialinės medijos rinkodaros sistemą.

Privalumai:

• Labai išsami analitika, suderinta su jūsų socialinių tinklų tikslais, taip pat turi funkciją, kuri leidžia stebėti prekės ženklo pažymėjimą bei būti diskusijų viršuje.
• Suteikia skirtingus prieigos lygius organizacijai, komandai ir socialiniams kanalams. Galite tiksliai nustatyti, ką komandos nariai gali ar negali daryti ir prie ko gali prisijungti.
• Leidžia planuoti įrašus keliuose profiliuose.
• Turi galimybę atsakyti į žinutes „inbox“ bei komentarus. 
• Neriboti įrašai su visais planais.
• Galimybė integruoti „Canva“ ir „Grammarly“.
• 30 dienų nemokamas bandomasis laikotarpis.
• Labai aktyviai dalijasi patarimais ir socialiniuose tinkluose bei savo dienraštyje skelbia naujienas apie tendencijas socialinėse platformose.
• „Hootsuite OwlyWriterAI“ padeda perkurti geriausius įrašus, paversti internetinį turinį į socialinių tinklų įrašus, turi šablonus lengvam ir įtaigiam tekstų rašymui bei generuoja naujas idėjas.

Trūkumai:

• Nebėra nemokamo plano.
• Brangi platforma, palyginti su kitomis.
• Nors turi daug funkcijų, pati platforma yra gana sudėtinga, gali prireikti laiko ar mokymų, kad ją gerai įvaldyti.
• ³Pagalba atsako lėtai.

Kaina: „Hootsuite“ kainos prasideda nuo 99 dolerių per mėnesį su metiniu apmokėjimu už „Professional“ planą. „Team“ planas kainuoja 249 dolerius per mėnesį, taip pat su metiniu apmokėjimu. „Enterprise“ planas turi pritaikomas kainas, kurios priklauso nuo specifinių poreikių, todėl norint sužinoti tikslią kainą, reikia kreiptis į „Hootsuite“ komandą.⁴

Slaptažodžių valdymo programėlė – „Dashlane“

Vienas iš svarbiausių verslo uždavinių yra saugumas. Dažniausia naudodami daugybę programų ir programėlių nustatome tuos pačius arba lengvus slaptažodžius, kuriuos lengva atspėti. Kas nutinka jeigu pasirenkate silpną slaptažodį galite skaityti mūsų straipsnyje: https://centras.weborado.lt/silpnas-slaptazodis-gresme-jusu-duomenims/

Tam, kad nereikėtų atsiminti visų slaptažodžių yra sukurtos slaptažodžių valdymo programėlės. Viena iš jų yra „Dashlane“, padedanti organizacijoms apsaugoti savo duomenis ir palengvinti prisijungimo duomenų bei slaptažodžių dalinimąsi komandoms. Su „Dashlane“ galima dalintis slaptažodžiais jų neatskleidžiant, valdyti prieigas ir automatiškai užpildyti prisijungimo duomenis bet kuriame įrenginyje.

Privalumai:

• Neribotas slaptažodžių skaičius.
• Valdo slaptažodžius vienoje vietoje, kad palengvintų komandinį darbą.
• Leidžia lengvai ir saugiai dalintis prisijungimo duomenimis.
• Automatiškai užpildo naudotojo vardus ir slaptažodžius.
• Suteikia galimybę skirtingiems komandos nariams turėti skirtingus prieigos lygius.
• Perspėja realiu laiku apie fišingo pavojų.
• Dviejų žingsnių autentifikacija.
• Turi nemokamą versiją.
• VPN, Wi-Fi apsauga.
• „Dark mode“ galimybė.

Trūkumai:

• Nemokama versija siūlo ribotas funkcijas.
• ⁵Naujokams gali prireikti laiko priprasti prie naudojimo panelės ir nustatymų. 

Kaina: „Dashlane“ siūlo ribotą bandomąją versiją, kurioje galima išbandyti pagrindines funkcijas, tam tikrą laiką. Norint naudotis visomis funkcijomis, reikalinga mokama prenumerata. Verslo planai prasideda nuo 8 dolerių per mėnesį, vienam vartotojui.⁶

Slaptažodžių valdymo programėlė – „1Password“

„1Password“ leidžia saugiai saugoti slaptažodžius, prisijungimo raktus ir kitus asmeninius duomenis, naudodama pilną šifravimą. „1Password“ siūlo automatinio užpildymo funkciją, kuri padeda greitai prisijungti prie paslaugų, tokių kaip „Google“ ar „Apple“, o papildomas „Secret Key“ užtikrina papildomą apsaugos lygį.

Privalumai:

• Neribotas slaptažodžių ir įrenginių skaičius.
• Daugiau dviejų žingsnių autentifikacijos variantų.
• Paprasta ir aiški valdymo panelė.
• Kompleksinių slaptažodžių generatorius.
• Galimybė naudoti programą tiek prisijungus prie interneto, tiek neprisijungus.
• Kelionių režimas, kuris apsaugo jūsų duomenis keliaujant.
• Integracija su įrankiais, tokiais kaip „Microsoft“, „Google Workspace“ ir „GitHub“.

Trūkumai:

• Sunku importuoti slaptažodžius iš kitų įrankių.
• Nėra nemokamo plano, tik pabandymas 14 dienų.
• Nėra VPN apsaugos.
• Pagalba el. paštu 24/7, tad prireikus greitos pagalbos reikės palaukti. Konkurentai siūlo „chato“ pagalbą. 
• Kai kuriems vartotojams automatinio užpildymo funkcija neveikia sklandžiai.⁷

Kaina: planai prasideda nuo 2,99 dolerių per mėnesį vienam naudotojui, o verslo planas kainuoja 7,99 dolerius per mėnesį (iki 5 vartotojų).

Nors abi programos siūlo patikimą šifravimą, „Dashlane“ išsiskiria papildomomis funkcijomis, tokiomis kaip VPN, nemokamas planas ir tiesioginė pagalba klientams. Kita vertus, „1Password“ pasižymi unikaliomis funkcijomis, kaip „Travel Mode“, tačiau programai trūksta nemokamo plano ir turi trumpesnį, 14 dienų bandomąjį laikotarpį.⁸

Laiko sekimo programėlė „Clockify“

„Clockify“ – nemokama programėlė, skirta laiko sekimui, ataskaitoms ir sąskaitų faktūrų kūrimui. Ji padeda organizuoti ir valdyti savo darbo laiką, tiek dirbant savarankiškai, tiek komandoje. Su šiuo įrankiu galite stebėti, kiek laiko praleidžiate prie įvairių užduočių, planuoti darbo laiką ir sinchronizuoti kalendorius su „Outlook“ ir „Google“. 

Privalumai:

• „Clockify“ leidžia lengvai stebėti ir analizuoti, kaip praleidžiate laiką. Tai padeda geriau planuoti savo darbo dieną ir didinti produktyvumą.
• Yra paprastas naudoti, lengva registracija. Labai aiškiai spalvomis, diagramomis galima matyti praleistą laiką prie projektų.
• Aiškus filtravimas pagal projektus: aktyvus, neaktyvus, klientas, rodo ar buvo siųsta sąskaita ar ne.
• Turi nemokamą versiją su nelimituotu vartotojų skaičiumi.
• Galima atsisiųsti ataskaitas su praleistu laiku, išlaidomis ir pajamomis. 
• Galite sinchronizuoti su savo „Outlook“ ir „Google“ kalendoriais, todėl visi įvykiai ir užduotys bus vienoje vietoje. 
• Galima integracija su įvairiomis programomis „Trello“, „Asana“ ir kt.
• Vienas iš pagrindinių šios programos privalumų, kad yra GPS, galima sekti darbuotojo vietą. „Clockify Kiosk“ veikia naudojant bendrą įrenginį, kuris paprastai yra įmonės planšetinis kompiuteris arba išmanusis telefonas, kurį gali naudoti visi darbuotojai. Užuot kiekvienas naudojęs savo asmeninį įrenginį, jie naudoja šį centralizuotą „kioską“ darbo laikui registruoti. Tai padeda lengviau stebėti darbo valandas ir sumažinti klaidų ar piktnaudžiavimo galimybes.

⁹Kaina: Yra nemokamas planas; mokami planai prasideda nuo 5,49 dolerių per mėnesį, vienam vartotojui.

Laiko sekimo programėlė „Toggl Track“

„Toggl Track“ – laiko sekimo įrankis, sukurtas padėti tiek individualiems naudotojams, tiek didelėms komandoms efektyviau valdyti darbo laiką. Su šiuo įrankiu galite stebėti, kiek laiko praleidžiate atliekant įvairias užduotis, analizuoti produktyvumą bei kurti ataskaitas. 

Privalumai:

• Patogu ir lengva kontroliuoti savo veiklos laiką.
• Lengvas laiko sekimas bei darbuotojų veiklos stebėjimas. Galima analizuoti kiekvieno komandos nario įvestus įrašus, kaip sklandžiai vykdo projektus, laikosi terminų, siekia užsibrėžtų tikslų. 
• El. laiškais galima siųsti automatizuotus priminimus. 
• Yra nemokama versija su 5 vartotojais.
• Galima stebėti laiką, savo kasdienines užduotis be tiesioginės vadovų ar sistemos priežiūros, suteikiant darbuotojams daugiau privatumo.
• Išsamios ataskaitos ir analizės padeda suprasti kaip praleidžiamas laikas. 
• Greitas ir lengvas prisijungimas.
• Turi mobiliąją versiją.
• Galimybė integruoti su kitais įrankiais, tokiais kaip „Asana“, „GitHub“ ir „Google Calendar“, „Outlook Calendar“.

Trūkumai:

• Išrašo sąskaitas, bet nėra galimybės matyti, kada jos apmokėtos.
• Be laiko stebėjimo gali trūkti papildomų funkcijų arba mokėsite už funkcijas, kurios jums nereikalingos.
• Nėra GPS funkcijos, grindžiama pasitikėjimu.

Kaina: Yra nemokamas planas, mokami planai prasideda nuo 9 dolerių per mėnesį, vienam vartotojui.¹⁰

Išvada

Nors daugelis programėlių žada padidinti vartotojų produktyvumą darbe, deja, garantijos nėra. Todėl prieš priimdami skubotą sprendimą ir įsipareigodami naudoti tam tikrą programėlę, skirkite laiko ją išbandyti ir įsitikinkite, kad jos funkcijos visiškai atitinka jūsų poreikius. Taip pat, įsitikinkite, kokius saugumo būdus naudoja programėlė. Nepalikite visos savo komunikacijos vien socialiniams tinklams, nes pastaruoju metu atsiranda daugybė „nulaužtų“ ir pavogtų anketų. To pasekoje netenkama viso įdirbio, o kartais ir nepavyksta atkurti nulaužtų anketų. Plėtokite verslą su saugiu asmeniniu verslo paštu, neatiduokite duomenų bendrinėms pašto dėžutėms, kurioms vėliau sumokėsite personalizuota reklama.

Tinkama programėle ir jos naudojimas gali padėti jums efektyviau organizuoti laiką, geriau valdyti užduotis ir pasiekti geresnių rezultatų!

Šaltiniai:

1. https://asana.com/ ↩︎
2. https://buffer.com/ ↩︎
3. https://www.forbes.com/advisor/business/software/hootsuite-review/ ↩︎
4. https://www.hootsuite.com/ ↩︎
5. https://www.wizcase.com/blog/dashlane-vs-1password/ ↩︎
6. https://www.dashlane.com/ ↩︎
7. https://clickup.com/blog/password-managers ↩︎
8. https://1password.com/ ↩︎
9. https://clockify.me/ ↩︎
10. toggl.com ↩︎